IBRAHIM

PEMBENTUKAN KK DAN ASISTENSI TIM BaKTI KE TIM PROGRAM YLP2EM

Oleh : Ibrahim Fattah, Direktur YLP2EM

Pagi menjelang siang, Senin, 1 Agustus Pak Gufron dan Ibu Lidya, keduanya staf Program Inklusi-BaKTI, tiba di kantor YLP2EM.

Saya menyambut keduanya dan mempersilakan duduk dulu di ruang tengah, di situ sudah siap hidangan makan siang buat semua peserta kegiatan persiapan penguatan dan pembentukan kelompok konstituen (KK).

Saya ngobrol bertiga dengan Pak Gufron dan Ibu Lidya di ruang tengah, di saat sedang ngobrol itu, Pak Gufron menceritakan kejadian barusan setelah mobil mereka tiba di tempat parkir di lantai atas.

Ibu Lidya turun duluan disusul Pak Gufron, Ibu Lidya langsung berjalan menuju kantor Lazismu, dikiranya itulah kantor YLP2EM.

Maklum Ibu Lidya baru pertama kali datang di kantor YLP2EM dan di atas pintu Lazismu itu ada papan kantor YLP2EM.

Pak Gufron sering ke Kantor YLP2EM pada saat program MAMPU, melihat Ibu Lidya yang tidak belok kanan menuju tangga turun ke Kantor YLP2EM.

Pak Gufron menegurnya, mau ke mana? itu bukan kantor YLP2EM. Saat Pak Gufron merefleksi kejadian barusan, Ibu Lidya menikmatinya dengan  tertawa sambil menawarkan gorengan yang dibawanya dari Kota Makassar.

Kedatangan Pak Gufron, menghadiri pertemuan persiapan dengan tim fasilitor bersama tim program Inklusi-YLP2EM yang akan memfasilitasi kegiatan penguatan/pembentukan Kelompok Konstituen atau disingkat KK yang tersebar di 15 kelurahan, 4 kecamatan, dijadwalkan mulai tanggal 3 – 26 Agustus 2022.

Ibu Lidya datang  ke YLP2EM untuk memberikan tecnichal asistensi kepada staf keuangan dan staf administrasi program Inklusi-YLP2EM. Laporan keuangan program merupakan bagian penting dalam suatu program agar dapat diterima pertanggungjawaban penggunaan anggarannya.

Pengelolaan suatu program tidak sempurna tanpa didukung oleh pengelolaan keuangan yang baik.

Pertemuan staf keuangan dan administrasi beserta Ibu Lidya, meski hanya bertiga tetapi waktunya lebih panjang. Ruang rapat dan ruang kerja staf keuangan dan staf  administrasi program, bersebelahan dengan ruang rapat dan hanya ada satu pintu untuk menuju ke dua ruangan tersebut sehingga setiap ada yang keluar ruangan pasti bisa saling melihat situasi di masing-masing ruang tersebut.

Setelah Ishoma, Pak Samad meimimpin pertemuan persiapan tim fasilitator, ditulisnya di kertas plano agenda fasilitasi penguatan/pembentukan KK mulai dari sesi pembukaan sampai sesi penutupan.

Pada sesi pembukaan, ada sambutan singkat dari KP atau Program Officer dan jika keduanya berhalangan, maka diwakili oleh Pendamping Lapangan. Setelah acara selesai, fasilitator bersama panitia, notulen dan tim program Inklusi- YLP2EM.

Hari kedua asistensi keuangaan dan administrasi program Inklusi masih lanjut, hari selasa, tanggal 2 Agustus di kantor YLP2E. Pada hari kedua sesi pagi sampai siang, saya tidak mengikuti lagi prosesnya karena saya diundang mengikuti Talkshow Fenomena Paraphilia dengan tema Menakar Resiko Menebar Solusi di kampus IAIN Parepare.

Saya sudah rencanakan setelah selesai acara saya di kampus IAIN, saya mau ke Kantor YLP2EM, saya mau berdiskusi dengan Pak Gufron tentang strategi program Inklusi.

Disela-sela talkshow itu, di grup whatsapp YLP2EM, ada ide menarik dari Pak Muslimin, sepintas saya baca, beliau menawarkan perlu ada panduan Pendampingan Kelompok, saya merespon ide bahwa memang sebaiknya ada panduan supaya bisa menjadi produk pertukaran pengetahuan.

Dalam hati saya, ini salah satu ide yang saya mau diskusikan dengan Pak Gufron yang sedang berada di Kantor YLP2EM.

Buku panduan pendampingan kelompok, rupanya ide itu sudah dibahas Pak samad dan Pak Gufron, sudah selesai kerangkanya, kata Pak Samad kepada saya, BaKTI akan menyusun panduan itu.

Asistensi keuangan dan administrasi juga terus berjalan bahkan sampai malam. SOP YLP2EM satu persatu dibedah untuk memastikan pengelolaannya lebih baik dari sebelumnya.

Bagaimana mengatasi transaksi kepada penjual yang tidak punya nota, contohnya jika ada kegiatan, lalu peserta minta dibelikan putu?

Solusinya, minta tandatangan penjual putu itu, kalau dia tidak bisa tandatangan, foto dia lalu tulis sendiri di kwitansi, beli putu Rp. 50.000, di Jalan Ratulangi di depan RSUD Parepare. Pertanyaan ini sebagai refleksi Andi Enny, ketika kegiatan Strategic Planning YLP2EM di pantai Tonrangeng.

Intinya adalah semua transaksi itu akuntabel, ada  kejelasan orang yang bisa dikonfirmasi jika diaudit. Demikian sebagian penjelasan Ibu Lidya saat menyampaikan hasil asistensinya selama 2 hari di YLP2EM.

Banyak dukungan dokumen yang harus dilengkapi mulai sebelum kegiatan sampai selesai kegiataan. Urusan teknis,misalnya beli materai dan menempel kwitansi, jangan lagi bertumpuk kepada Rahmat.

Panitia kegiatan yang dilatih sehingga mereka mendapatkan pengetahuan untuk mengelola kegiatan. Rahmat yang menverifikasinya agar bisa dipastikan sudah baik atau belum.

Penjelasan Ibu Lidya sangat substantif untuk menguatkan kerja staf dengan pembagian tugas yang baik dan pengeloaan keuangan yang bisa dipertanggungjawabkan. (*)

__Terbit pada
4 Agustus 2022
__Kategori
ESAI

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.